Nebenkosten­abrechnung prüfen: 8 Punkte, die Sie kontrollieren sollten

1. Steht die Position im Mietvertrag?

Das wichtigste Prinzip zuerst: Nebenkosten müssen Sie nur bezahlen, wenn Sie das mit dem Vermieter besonders vereinbart haben (Art. 257a Abs. 2 OR). Jede Position muss im Mietvertrag oder in einem Anhang konkret aufgeführt sein. Eine Formulierung wie «allgemeine Nebenkosten» genügt nicht.

Fehlt eine Position im Vertrag, gilt sie als im Mietzins enthalten. Typische Beispiele sind Gartenunterhalt, Liftservice oder Kabelanschluss, die in der Abrechnung auftauchen, im Vertrag aber nicht stehen.

Tipp Legen Sie Vertrag und Abrechnung nebeneinander und haken Sie jede Position ab, die im Vertrag vorkommt. Was übrig bleibt, ist Ihr erster Kandidat für eine Beanstandung.

2. Reparaturen und Erneuerungen gehören nicht hinein

Nebenkosten sind das Entgelt für Leistungen, die mit dem Gebrauch der Wohnung zusammenhängen, etwa Heizung, Warmwasser oder Hauswartung (Art. 257b Abs. 1 OR). Reparaturen und der Unterhalt der Liegenschaft gehören nicht dazu; sie sind mit dem Mietzins abgegolten.

Für Heizung und Warmwasser hält die Verordnung das ausdrücklich fest: Reparatur und Erneuerung der Anlagen sowie deren Verzinsung und Abschreibung dürfen nicht als Nebenkosten verrechnet werden (Art. 6 VMWG). Eine neue Heizungspumpe oder ein neuer Boiler hat in der Nebenkostenabrechnung also nichts zu suchen.

3. Nur tatsächliche Kosten

Verrechnet werden dürfen nur die tatsächlichen Aufwendungen des Vermieters (Art. 257b Abs. 1 OR). Aufschläge oder Schätzungen ohne Grundlage sind nicht zulässig.

Für die Erstellung der Abrechnung darf die Verwaltung ein Honorar verrechnen, nach Aufwand oder im Rahmen der üblichen Ansätze (Art. 4 Abs. 3 VMWG). Je nach kantonaler Praxis liegt es bei rund 4 Prozent der Nebenkosten oder etwas darüber. Ein deutlich höherer Satz lohnt eine Nachfrage.

4. Heizung und Warmwasser im Detail

Die Heizkosten sind meist der grösste Posten. Anrechenbar sind gemäss Art. 5 VMWG unter anderem:

• Brennstoffe und Energie, die verbraucht wurden
• Strom für Brenner und Pumpen
• Reinigung der Heizungsanlage und des Kamins
• periodische Revision der Anlage und Entkalken der Warmwasseranlage
• Verbrauchserfassung und Abrechnungsservice
• Wartung sowie die Verwaltungsarbeit für den Betrieb der Heizung
• Versicherungsprämien, die sich ausschliesslich auf die Heizung beziehen

Für Wohnungen, die nicht vermietet sind, gilt: Ihre Heizkosten trägt grundsätzlich der Vermieter (Art. 7 VMWG). Stand im Haus eine Wohnung längere Zeit leer, sollte sich das in der Verteilung zeigen.

5. Stimmt der Verteilschlüssel?

Die Gesamtkosten werden nach einem Schlüssel auf die Wohnungen verteilt, zum Beispiel nach Fläche, Volumen oder gemessenem Verbrauch. Der Schlüssel muss nachvollziehbar und sachgerecht sein. Prüfen Sie, ob Ihr Anteil in Prozent oder Quadratmetern stimmt und ob er sich gegenüber dem Vorjahr verändert hat. Ein Vergleich mit den Nachbarn allein sagt wenig aus.

Will der Vermieter den Schlüssel zu Ihren Lasten ändern, muss er das wie eine Mietzinserhöhung auf dem amtlichen Formular mitteilen (Art. 269d Abs. 3 OR).

6. Akontozahlungen und Abrechnungsperiode

Wer Nebenkosten über Akontozahlungen erhebt, muss mindestens einmal jährlich abrechnen (Art. 4 Abs. 1 VMWG). Prüfen Sie, ob die Periode lückenlos an die letzte Abrechnung anschliesst und ob alle Ihre Akontozahlungen angerechnet sind, auch die des letzten Monats.

Neue Nebenkosten darf der Vermieter nicht einfach einführen. Dafür braucht es eine Mitteilung auf dem amtlichen Formular (Art. 269d Abs. 3 OR).

7. Rechenfehler

Klingt banal, kommt aber vor: Summen, die nicht aufgehen, falsch übertragene Beträge oder Prozentsätze, die nicht zum Total passen. Rechnen Sie das Total und Ihren Anteil einmal selbst nach, und vergleichen Sie mit der Abrechnung des Vorjahres. Neue Positionen und grosse Sprünge fallen so sofort auf.

8. Pauschale statt Abrechnung?

Manche Verträge sehen eine Pauschale vor. Dann gibt es keine jährliche Abrechnung und auch keine Rückzahlung. Die Pauschale muss sich aber an den Durchschnittswerten von drei Jahren orientieren (Art. 4 Abs. 2 VMWG). Erscheint sie Ihnen zu hoch, dürfen Sie nach den Grundlagen fragen.

Belege einsehen: Ihr gutes Recht

Der Vermieter muss Ihnen auf Verlangen Einsicht in die Belege gewähren (Art. 257b Abs. 2 OR). Bei den Heizkosten dürfen Sie die Originalunterlagen einsehen und Auskunft über den Anfangs- und Endbestand der Heizmaterialien verlangen (Art. 8 Abs. 2 VMWG).

Die Einsicht findet in der Regel bei der Verwaltung statt; Fotos oder Kopien dürfen Sie auf eigene Kosten anfertigen. Einen Anspruch auf Zusendung haben Sie nicht, viele Verwaltungen schicken Kopien auf Anfrage aber per E-Mail.

Bis wann können Sie reklamieren?

Viele Mietverträge verlangen Einwände innert 30 Tagen. Diese Frist ist vertraglich, nicht gesetzlich. Auch danach können Sie Positionen in Frage stellen.

Haben Sie zu viel bezahlt, richtet sich die Rückforderung in der Regel nach den Regeln der ungerechtfertigten Bereicherung. Ein solcher Anspruch verjährt drei Jahre, nachdem Sie davon Kenntnis erhalten haben, spätestens aber zehn Jahre nach seiner Entstehung (Art. 67 OR). Je nach Situation können andere Fristen gelten; lassen Sie sich im Einzelfall beraten.

Umgekehrt verjähren Nachforderungen des Vermieters nach herrschender Lehre fünf Jahre nach Ende der Abrechnungsperiode.

So gehen Sie vor

1. Vertrag, Abrechnung und die Abrechnung des Vorjahres nebeneinanderlegen und jede Position prüfen.
2. Unklare Positionen schriftlich beanstanden, am besten per Einschreiben. Nennen Sie die Positionen, verlangen Sie Belegeinsicht, setzen Sie eine angemessene Frist und bitten Sie um einen Mahnstopp für den strittigen Betrag.
3. Den unbestrittenen Teil bezahlen, damit Sie nicht in Verzug geraten.
4. Einigen Sie sich nicht, können Sie die Schlichtungsbehörde für Mietsachen anrufen. Im Schlichtungsverfahren fallen in Mietsachen keine Gerichtskosten an (Art. 113 Abs. 2 ZPO).